「会社設立や法人成りの挨拶状ってどうしよう…。」

「送り先に好感を持たれる書き方ってあるのかな?」

この記事では会社設立時の重要事項の1つである、“挨拶状”の書き方について解説します。

挨拶状は案内状とも言われ、適切な挨拶状を作成することで会社を効率的に宣伝できます。

デキる社長様ほど、あらゆるコミュニケーション手段を会社のPRブランディングに活用。

“効果的な挨拶状”を書くことで人脈が活性化すれば、必ず経営に好影響を与えるはずです。

優れた挨拶状に共通する2つの極意

会社設立時に挨拶状を書くにあたり、“極意”とも呼ぶべき必須ポイントが2つあります。

  1. 挨拶文の後に設立した会社の詳細を記載する
  2. 会社設立の志やPRポイントを挨拶文に入れる

いずれも設立後の会社経営に直接影響が出るくらい重要なので、要チェック。

それぞれについて解説していきます。

【参考】祝賀会を開くのもオススメ

会社設立の際、挨拶状だけでは会社設立の想いや志をより強く伝えたい場合は“祝賀会”を開くのがオススメです。

直接面会することによって懇親が深まり、ビジネスチャンスが転がり込んでくることも多々アリ。

以下の記事では“周年記念式典の企画”に関する内容を記載しておりますが、設立時の“祝賀会”においても“周年記念式典”のノウハウがそのまま流用できます。

①:挨拶文の後に設立した会社の詳細を記載する

会社設立の挨拶文として、必ず記載しておくべき会社の詳細は以下の5つ。

  1. 会社名
  2. 代表取締役名
  3. 住所
  4. 電話番号
  5. 業務内容

この他にも、

  • 所在地図
  • Eメールアドレス
  • ホームページアドレス

などを記載しておくと、より親切かつ宣伝効果の高い挨拶状になります。

②:会社設立の志やPRポイントを挨拶文に入れる

会社設立の挨拶状には、

  • どんな想いで会社を作ったのか?
  • 新しい会社でどんなことができるのか?

といった設立に至ったPRポイントを盛り込みましょう。

決して冗長にする必要はなく、なるだけ簡潔に示すのが得策。

ほんの少しアピールを盛り込むだけでも、『あなたの気持ちがこもったオリジナルの挨拶状』となります。

するとアナタの“本気度”が相手に伝わり、相手のアナタに対する心象がガラッと変化。

アナタの“本気度”が相手に伝わった場合、ビジネス面での協力・支援の関係を築くためのキッカケになります。

挨拶文で必須となる2つのマナー

会社設立の挨拶状を書く際、必ず押さえておくべきマナーが2つあります。

  1. 句読点
  2. 時候のあいさつ

いずれも、意識せずに挨拶状を書いた場合は“興ざめな文章”になってしまいますので、注意しましょう。

それぞれ解説していきます。

必ず押さえておくべきマナー①:句読点

会社設立の挨拶状を書くとき、句読点は入れてはいけません。

昔の日本語には“句読点”というものは存在しませんでした。

その後、歴史の経過とともに日本人の識字率が高まっていくうちに、学のない大衆にも読みやすくするために、句読点が使われ始めたのです。

挨拶状では『相手への敬意』が重要とされるため、句読点は“学のない人向け”と解釈され、失礼にあたるので気をつけましょう。

必ず押さえておくべきマナー②:時候のあいさつ

“時候のあいさつ”必ず挨拶分に盛り込みましょう。

【時候のあいさつ例文(外部リンク)】

時候の挨拶/季節の挨拶文/季語-手紙/はがき/ビジネスレター書き出し/結び(カジュアル/フォーマル/ビジネス)書き方

少々堅苦しいですが、会社設立の挨拶状を書くときは形式的なあいさつを入れ、丁寧な文章を簡潔にまとめましょう。

挨拶状は“トラディッショナル”なスタイルで書くのが良いんだね!

挨拶状を贈るタイミング

会社設立の挨拶状は、『営業開始日の1週間ほど前に送り先の相手に届く』のが良いとされています。

もし1週間前に間に合わないときも、営業開始日までには必ず相手に届くようにしましょう。

営業開始日の後に送る挨拶状は“後手に回っている”ように思われるため、早めに送るのが得策です。

【奥の手】営業開始前の時期が多忙なとき

営業開始前の時期が多忙を極める場合は、挨拶状送付の代行業者に依頼するのも1つの手。

事前に送り先の相手の住所を代行業者に伝えておけば、『挨拶状の作成⇒送り先への送付』までを請け負ってくれる業者も存在します。

代行業者さん、ありがとー!
【今ドキ】メールで挨拶状を送る場合のメリット

はがきや封筒ではなく“メール”で挨拶状を送る場合、最大のメリットは『会社のホームページのリンクを貼っておけば、すぐに見てもらえる』ということです。

紙ベースの挨拶状では、挨拶状にホームページのアドレスを記載したところで、アドレスをPCに打ち込んで見てくれる人はほとんどいません

ホームページをしっかりとアピールしたいときは、あえてメールで挨拶状を送るのも1つの策。

ただし、どこかのサイトで拾ったテンプレートを用いて挨拶状を作る場合、相手に“コピペの文章”だということがバレやすいという短所があります。

メールにて挨拶状を送る場合は、コピペをしないようにしましょう。

“コピペ文”を送られても、受け取る側は切ないよね。

挨拶状の構成

挨拶状の構成はザックリと言えば以下の6つ。

  1. 前文
  2. 主文
  3. 末文
  4. 日付
  5. 署名
  6. 別記

それぞれについて説明していきます。

構成①:前文

挨拶状の前文は、

  • 頭語(拝啓や謹啓)
  • 時候の挨拶
  • 相手の安否を気遣う挨拶

という流れで順番に書いていきます。

構成②:主文

主文は挨拶状の“メイン”になる部分で、

  • 会社設立の報告
  • 送り先の相手への感謝
  • ご厚誼(こうぎ)のお願い
  • これからの展望

などを書き並べていきます。

構成③:末文

末文は、挨拶状におけるメッセージの“締め”になります。

  • 結びの挨拶
  • 結語(敬具・敬白など)

などを適切に用いて、綺麗に終わらせましょう。

構成④:日付

挨拶状におけるメッセージの後には、必ず日付を記載しましょう。

日付の数字は、

  • 縦書き:漢数字
  • 横書き:算用数字

を用います。

日付は挨拶状を発送した日を記載しましょう。

【裏ワザ】挨拶状の発送日が“仏滅”だったらどうしよう…。

挨拶状を発送する日が“仏滅”などの縁起の悪い日の場合は、「仏滅の日に挨拶状を送った」という情報が相手先に伝わらないように、日付を記載せずに“吉日”と表記するのが得策。

「吉日なら大丈夫だ」と相手先も安心してくれます。

オトナの気配りってやつだね!

構成⑤:署名

署名としては、

  • 差出人の名前
  • 新しい会社名

を記載しましょう。

構成⑥:別記

別記には、

  1. 会社名
  2. 住所
  3. 電話番号
  4. メールアドレス
  5. ホームページのアドレス

などの情報を明記し、くれぐれも記載間違いがないよう注意しましょう。

挨拶状の文例

ここでは実際に挨拶状として使用できる例文を4パターン紹介します。

ただし“完全なコピペ”よりは、少しだけでもアナタらしさを盛り込んだ方が相手に喜ばれ、人脈の活性化や会社のブランディングにも繋がりますので、テンプレートを参考にしつつもご自身の言葉で書くのがベストです。

礼節をふまえつつ、アナタの気持ちがこもった文章がベストだよ!

挨拶状の例文①

拝啓

清秋の候 ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます
私儀(わたくしぎ) 予(かね)てより準備を進めておりましたが
このたび「より多くの人に〇〇を提供したい」という想いから
株式会社〇〇〇〇を設立し 代表取締役に就任いたしました。
これもひとえに皆様のご高配のおかげと心より感謝いたしており ご期待に沿えますよう 一層の精進を重ねる所存です
何卒 この先もご指導を賜りますよう お願い申し上げます
略儀ながら書中をもちましてご挨拶とさせて頂きます

平成〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇〇
代表取締役 〇〇〇〇


設立する会社の名称 株式会社〇〇〇〇
所在地     〇〇〇〇〇〇〇〇
電話番号    〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス 〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
ホームページアドレス 〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
以上

挨拶状の例文②

謹啓

酷暑の候 いっそうご隆盛のことと存じます
平素からご交誼(こうぎ)を賜り感謝申し上げます
さて このたび 新会社を設立いたし
“〇〇”という使命を志す「〇〇〇〇合同会社」を〇月〇日より運営してまいります
今後皆様のご期待に沿えますよう 従業員一丸となって業務を推進させてまいる所存であり
つきましては 格別のご鞭撻を頂けますようお願い申し上げます
まずは書中をもちましてご挨拶申し上げます
謹白

平成〇〇年〇月吉日
株式会社〇〇〇〇
代表取締役 〇〇〇〇


設立する会社の名称 株式会社〇〇〇〇
所在地     〇〇〇〇〇〇
営業時間    〇〇~〇〇
電話番号    〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
FAX番号    〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
以上

挨拶状の例文③

拝啓
木々の芽吹きに春を感じるこの頃 いかがお過ごしでしょうか
私儀 この度 〇〇〇〇株式会社を設立いたすこととなりました
この日に至ることができましたのも
〇〇様のご支援ご高配の賜物と感謝し
心よりお礼申し上げます
まだまだ若輩者ではあるものの 「満足度No,1」を目標に誠意を持って皆様に
ご満足いただけるサービスを提供できるよう努力して参ります
何卒 今後とも変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますようお願いいたします
お近くにお越しの際はぜひお立ち寄り下さい
謹言

平成〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇〇
代表取締役 〇〇〇〇


設立する会社の名称 株式会社〇〇〇〇
所在地     〇〇〇〇〇〇〇〇
電話番号    〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
FAX番号    〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
以上

挨拶状の例文④

謹啓
深秋の候 益々ご健勝のこととお慶び申し上げます
さて かねてより新会社の設立準備を進めてまいりましたが
このたび無事発足の運びとなりましたので ご案内申し上げます
これもひとえに皆様のご厚情とご支援によるものであり 心より感謝している次第でございます
今後 皆様のご支援に応えるべく ソリューション業界に革命を起こすため 懸命の努力をいたす所存です
何卒 一層のご指導ご協力を頂けますようよろしくお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもって挨拶とさせて頂きます
謹言

平成〇〇月 吉日

株式会社〇〇〇〇
代表取締役 〇〇〇〇


設立する会社の名称 株式会社〇〇〇〇
住所    〇〇〇〇
電話番号  〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
業務内容  〇〇〇〇
メールアドレス 〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
ホームページアドレス 〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
以上

【会社設立の挨拶状】挨拶状を送る必然性

冒頭でも少し話しましたが、会社設立の挨拶状を送る最大の理由は“会社のPR”になります。

丁寧な挨拶状によって会社をPRし、人脈を活性化させることにより、会社の取引数は着実に増加

取引増加に向けた、“新会社のファーストインプレッション”に当たるのが、挨拶状と言えます。

ポイントを押さえ、丁寧な挨拶状を作成し、送り先の相手に熱意をくみ取ってもらいましょう。

※成功している社長様の多くは“即座のアウトプット”が習慣です。

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