【休職】の基本事項
休職とは主に労働者側の事情により、会社が従業員に勤務しないよう命じている状況のこと。
休職に関する法律上の義務づけはありません。
法令に反しない限り、会社が福利厚生の一環として自由に定められる制度です。
捉え方も様々ですが、従業員にとっては退職を悩む前に利用できるセーフティーネットになります。
休職のパターンやメリット・デメリットを考慮して、導入を検討しましょう。
休職の3パターン
休職には、大きく分けて下記3つのパターンがあります。
- 使用者からの休職命令
- 労働者から申し出る休職
- 労働災害による休職
①：使用者からの休職命令
使用者側から、従業員に休職を命じるケースです。
- 従業員の心身に異常がみられ、業務に支障が出ている場合
- 無断欠勤を続ける従業員に対し、解雇を猶予したい場合
使用者は、従業員の健康に対して安全配慮義務を負っています（労働契約法第5条）。
遅刻・業務上のミスが急に増えるなど、何らかの疾患の発症が疑われる社員については、具体的な問題を指摘した上で医療機関への受診を勧めるといった対応が必要です。
診断書などで休職事由があることを客観的に証明できれば、就業規則に規定がなくても休職命令は出せます。
しかし労使双方が納得した上で休職するためには、休職命令について就業規則で定めておく方がベターです。
②：従業員から申し出る休職
休職制度の大部分で想定されているのが、従業員側が自発的に休職を申し出るケースです。
このケースは様々な事情・理由によって従業員が休職を申し出て、会社が承認すれば成立します。
- 私傷病*休職…業務に起因しない病気やケガの療養を目的とした休職
- 自己都合休職…ボランティア活動など、従業員の都合による休職
- 留学休職…留学のための休職
- 事故休職…私的な事故を起こしたことによる休職
- 起訴休職…起訴された場合の休職
私傷病*…業務に起因しない、労働者のケガや病気のこと。
③：労働災害による休職
業務中のケガや、仕事に原因があると認められた病気による休職のことです。
労働災害の場合、会社の意思にかかわらず法令の定めに従って労災給付等が取り扱われます。
会社側のメリット・デメリット
休職制度を設置することで、会社側にメリット・デメリットがもたらされます。
私傷病による一般的な休職を想定してご紹介。
メリット
- 優秀な従業員に問題が生じた場合、雇用関係を継続する手段になる
- 福利厚生の充実により離職率の低下・安定した人材確保が見込める
- 社員が安心して働ける土壌づくりになる
休職制度を整えて就業規則に記載しておけば、従業員の緊急事態にもスムーズに対応できます。
デメリット
- 休職者の穴埋めが必要
- 休職者が復職する確証がない
- 復職の確約がないため、新しい従業員を雇いづらい
経営者にとって意図しない休職を防ぐためにも、デメリットや会社の規模をしっかり考慮することが大切です。
休職中の給与について
休職中の従業員に対しては、給与を支払う義務はありません（就業規則内で休職中に給与を支払う旨を記載していない場合）。
休職は主に労働者側の事情で、労働者が就労しないように命じられている状況です。
就労を禁止されているので、休職期間中の給与は発生しないものと考えられています。
【休職者が出る前に 1】就業規則の作成
休職者が出る前にしておきたい会社側の準備として、休職に関する就業規則の作成があります。
就業規則に記載する内容は、絶対的な軸となる原則をシンプルにまとめましょう。
様々な事態に対応できるように、広がりを持たせた表現を入れるのも効果的です。
休職制度に関して最低限記載すべき主な内容は、下記の7点。
- 会社として認められる休職事由
- 休職期間
- 給与の有無
- 社会保険料の徴収方法
- 復職の判断基準
- 休職期間満了時の取り扱い
- 給付金に関すること
休職者が出た時の取り決めがスムーズにできるよう、会社側のスタンスを明確にしておきましょう。
①：会社として認められる休職事由
まず会社として休職を認められる事由を選別します。
中小企業の場合は事業規模や休職者による支障を考慮し、私傷病などに限定して休職を認めることも効果的です。
- 業務外の傷病による欠勤が連続で1ヶ月（欠勤中の休日も含む）を超えたとき。
- 同一または類似する傷病を理由とする休職は1回限りとする。
- 会社の命令により出向したとき。
- 特別の事情があり、会社が休職させることを必要と認めたとき。
②：休職期間
休職期間は、休職事由ごとに決めるのがオススメ。
またイレギュラーな事態に対応できるような規定を最後に記載しておくと、より安心です。
- 私傷病による欠勤が１ヶ月を超え、療養の継続が必要な時は3ヶ月の休職とする。
- 復職後、6ヶ月以内に同一または類似の事由により再び欠勤した場合、従前の休職期間と通算*する。
- 特別な事情で休職させることが適当と認められる時は、必要と認めた期間を休職とする。
通算*…ある一定の期間内を通じて、全部を含めて計算すること。
年次有給休暇について
休職期間を考える際に、年次有給休暇（以下「年休」）をどのように取り扱うかも定めましょう。
年休はあくまでも、元々働くべき日の労働を免除するものです。
そのため休職期間中に年休の付与はできません。
ただし次の2つのように規則を定めることは可能です。
- 休職に入る前に年休を消化する（＝退職前のセーフティーネット）
- 私傷病の場合は数日分の年休を残して休職する（＝退職後の通院時などに適用するため）
休職と年休をうまく組み合わせて、従業員が安心できる制度を検討しましょう。
下記の例文も参考にしてみてくださいね。
- 年次有給休暇をすべて消化しても症状の改善が見られない場合に、休職を適用する。
- 私傷病の場合に限り、3日間の年次有給休暇を残した上で休職を適用する。
③：給与の有無
法律上、休職中の従業員に給与を支払う義務はありません。
無給にすることが一般的ですが、あくまでも会社の自由です。
下記のメリット・デメリットをふまえて検討してください。
| 給与の有無 | メリット | デメリット |
| 有 |
・充実した福利厚生をアピールできる ・社会保険料を給与から天引きできる |
休職者が給付金を受給できなくなる |
| 無 |
・休職者が給付金を受給できる ・会社の経済的負担が減る |
社会保険料の徴収方法を別途定める必要がある |
給与は会社・休職者にとって重要なポイントなので、事前に取り決めて労使間のトラブルを防ぎましょう。
④：社会保険料の徴収方法
休職中の従業員にも、社会保険料は発生します。
社会保険とは、主に健康保険・厚生年金保険・介護保険のこと。
休職者を無給にすると給与から天引きできなくなるので、従業員の負担分は本人から徴収する必要が生じます。
会社が立て替えるよりも、毎月休職者から徴収する取り決めを結ぶのがオススメ。
会社にとっては未徴収のリスクを、休職者は一括返済の負担を軽減できます。
⑤：復職の判断基準
復職の判断基準を明示することで、不当解雇や退職トラブルを回避できます。
復職に向けたプランを従業員ごとに考えるためにも、就業規則に原則をまとめることが大切です。
- 私傷病による休職から復職する場合は、医師の診断書を提出するか、会社が指定する医療機関での診断を受けなければならない。
- 会社は、医師による診断内容及び当該社員の業務内容等を総合的に勘案し、復職させるかどうかを決定する。
- 休職事由の消滅を会社が認めた場合は原則として休職前の職務に復帰させるが、旧職務への復帰が困難な場合は異なる職務に配置することがある。
⑥：休職期間満了時の取り扱い
休職期間が満了しても従業員の復職が困難である場合を想定し、休職期間満了時の取り扱いについても定めます。
規定していないと解雇トラブルに発展しやすいので、忘れずに取り決めましょう。
- 従業員が、復職後6ヶ月以内に同一または類似の事由により欠勤・完全な労務提供が出来ない状況に陥った場合、直ちに休職させる。
- 休職期間満了時までに休職事由が消滅しない時は、満了の日の翌日をもって自然退職*とする。
自然退職*…労働者または会社に退職の意思があるかどうかに関わらず、労働契約を終了する退職。
⑦：給付金に関すること
休職中の従業員は、賃金の代わりに給付金を受け取ることができます。
次のページで詳しく説明しますが、給付金を受給するためには、申請書の作成や提出を行わなければなりません。
就業規則では下記のような取り決めをしておくのがオススメです。
- 申請書を作成する手順
- 会社と従業員のどちらが申請書を提出するか
- 給付金を会社が一時的に代理で受領するか
- 会社が給付金を立て替えた場合に実際の給付金と差額が発生した場合について
【休職者が出る前に 2】従業員が給付金を受けるには？
休職した従業員は、賃金の代わりに下記のような給付金を取得するのが一般的です。
- 傷病手当金
- 休業補償給付・休業特別支給金
休職した事由によって、どの給付金を受けるかは異なります。
給付金の種類と受給条件、給付の内容を確認していきましょう。
傷病手当金
傷病手当金とは公的医療保険（=健康保険など）の被保険者である従業員が、保険者（=全国健康保険協会など）から受け取れる給付金のこと。
療養中の生活保障として、主に私傷病休職の従業員に適用されます。
【傷病手当金】受給条件
従業員が傷病手当金を受給するには、下記4つの条件をすべて満たすことが必要です。
- ①：業務外の事由による病気やケガで療養中であること
- ②：療養のため仕事に就けないこと(＝労務不能)
- ③：4日以上連続して仕事を休んでいること
- ④：休業した期間に賃金の支払いがないこと
労務不能は、被保険者（従業員）の仕事内容を考慮して個別に判断されます。
これまで従事していた業務ができなくなった場合に、労務不能と考えるのが一般的です。
傷病手当金の支給期間は、最長で1年6ヶ月間です。
支給額は以下のように算出されます。
１日あたりの支給額 = [支給開始日以前の継続した12ケ月の各月の標準報酬月額の平均した額] ÷ 30 × 2 ÷ 3
直近12ヶ月の平均月収額から日額を計算し、日額の2/3が一日当たりの支給額です。
また入社から12ヶ月未満の場合は、
- 入社月から支給開始月までの標準報酬月額の平均額
- 標準報酬月額*の平均額
上記のいずれか低い額を使って計算します。
標準報酬月額*…報酬月額(会社が支払う1ヶ月分の給与額)を等級表にあてはめたもの。
傷病手当金の支給がスタートされるのは、療養のために仕事を休み始めた日から4日目です。
初日～3日目までを傷病手当金における待期期間といいます。
【傷病手当金】待期期間とは
待期期間とは、労務不能かどうかを見極める期間のこと。
傷病手当金には3日間の待期期間が設けられ、支給は待期期間成立後の4日目からスタートします。
待期期間にカウントできる条件は、仕事を休んだ日であることです。
待期期間には下記も含まれるので、給与の支払いの有無は関係ありません。
- 年次有給休暇
- 土日・祝日などの公休日
就労時間中に業務外の事由で病気やケガが発生した場合は、発生した日を待機の初日として考えます。
【傷病手当金】受給のための手続き
従業員が傷病手当金を受給するために会社が行うことは、傷病手当金支給申請書への記入です。
全国建国保険協会のHPからダウンロードできます。
傷病手当金支給申請書は下記の3種類、計4枚からなる書類です。
| 書類の種類 | 枚数 |
| 被保険者(従業員)記入用 | 2枚 |
| 事業主記入用 | 1枚 |
| 療養担当者(医師)記入用 | 1枚 |
会社側は「事業主記入用」の書類に記入します。
手続きのステップは次の通りです。
- 「事業主記入用」に従業員の勤務状況や出勤日数などを記入・捺印
- 書類一式を揃えるために、従業員とやりとりする
- 揃えた書類を、会社を管轄する協会けんぽの都道府県支部または健康保険組合に提出
従業員とのやりとりには調子を考慮し、郵送を活用するなど工夫しましょう。
傷病手当金は請求後の事務処理に時間がかかるため、会社が立て替えることも可能です。
会社が立て替える場合は、会社が従業員に代わって給付を直接受領する代理人になります。
その際、会社側は申請書類1枚目の「受け取り代理人」欄に記入すればOKです。
休業補償給付・休業特別支給金
休業補償給付とは、労災保険から支給される給付金のこと。
業務上の事由（業務災害）または通勤によるケガや病気（通勤災害）によって療養中の従業員に支給されます。
休業特別支給金とは、休業補償給付に加えて支給される給付金のことです。
労働基準監督署が労働災害になるかどうかの判断を行い、労働災害と認められた場合に給付されます。
【休業補償給付・休業特別支給金】受給条件
従業員が休業補償給付・休業特別支給金を受給するには、下記3つの条件をすべて満たす必要があります。
- ①：業務・通勤によるケガや病気によって療養していること
- ②：労働に従事できない状態であること(＝労務不能)
- ③：賃金を受けていないこと
③の賃金について、平均賃金の60％以上の賃金を受けている場合は不支給となります。
しかし賃金ではなく補償金であれば、問題ありません。
休業補償給付金と休業補償給付金の支給額や内容は以下のようになります。
つの要件を満たした場合に、4日目から休業補償給付と休業特別支給金が支給されます。
支給額は下記の通りです。
- 休業補償給付…（給付基礎日額*の60％）×休業日数
- 休業特別支給金…（給付基礎日額の20％）×休業日数
給付基礎日額*…原則として労働基準法の平均賃金に相当する額のこと。
2つの給付金によって、労災による休業への補償は実質80パーセントになります。
【休業補償給付・休業特別支給金】待期期間の扱い
休業の初日から3日目までが待期期間です。
必ずしも連続した休業でなくてもよく、通算で3日間の休業があれば成立します。
待期期間の扱いは、業務災害か労務災害かで異なります。
- 業務災害の場合
待期期間の休業補償は雇用側が行います。
休業補償とは労働基準法に基づいて、1日につき平均賃金の60％を支給することです。
- 通勤災害の場合
通勤災害による休業の場合、待期期間中の休業補償を雇用側が行う義務はありません。
【休業補償給付・休業特別支給金】受給のための手続き
休業補償給付・休業特別支給金の申請手続きは、従業員本人やその家族が行うものです。
従業員やその家族が、会社を管轄する労働基準監督署に申請書を提出します。
会社側がやることは、従業員の病気・ケガが労働中に起こったことの証明です。
証明とは具体的に下記の手続きのこと。
- 申請書に「負傷又は発病の年月日」や「災害の原因及びその発生状況」を記入
- 事業主の証明欄に署名・捺印
会社は従業員から証明を求められた場合、すみやかに証明しなければなりません。
とはいえ従業員の言い分をすべて認めなければいけないわけではなく、災害発生時に現認者*がいない場合には「現認者なし」と書きましょう。
労働災害かどうかを判断するのはあくまでも労働基準監督署なので、事実を記入すればOKです。
現認者*…災害発生の事実を確認した人のこと。
また、給付金を会社に振り込んでもらい、従業員に立て替え払いができる「受任者払い」という制度もあります。
受任者払いをするには、下記2つの書類を労働基準監督署に提出します。
- 労災被災者本人からの委任状
- 受任者払いの届出書
統一のフォーマットはなく、求められる記載事項は各労働基準監督署によって異なります。
次のように作成しましょう。
| 書類の種類 | 作成方法 |
| 労災被災者本人からの委任状 | 労働基準監督署に電話で必要事項を確認し、フォーマットを作成する |
| 受任者払いの届出書 | 所轄の労働基準監督署で受け取る |
注意すべきは、書類を従業員に書いてもらうタイミングです。
一般的に2つの書類は、「会社がすでに立替払いを行った」という文面で作成するように労働基準監督署から求められます。
そのため、会社は休業補償をすみやかに立て替えてから、従業員に書類を書いてもらうようにしましょう。
【休職が必要な従業員がいたら…】会社側の対応の流れ
従業員に休職を許可するまでの流れを、私傷病のケースを想定して解説します。
就業規則の取り決めに沿いながら、柔軟な対応を心がけましょう。
- 医師に診断書をもらうよう指示する
- 対象従業員にヒアリングする
- 業務の引継ぎを行う
ステップ①：医師に診断書をもらうよう指示する
従業員が休職を申し出た時点で医師の診断を受けていなかったら、診断書をもらうように指示します。
また従業員の意思に関わらず、会社が従業員の心身に不調を発見した場合、産業医への面談や医療機関への受診を勧めましょう。
診断書は傷病手当金の受給や、休職期間の検討に必要です。
ステップ②：対象従業員にヒアリングする
ヒアリングを行って従業員に直接話を聴き、状況を確認しましょう。
就業規則で定める休職の要件に該当するかを検討し、該当するなら休職への手続きを進めます。
産業医がいる企業の場合は、対応法を相談するのがベストです。
ヒアリングを通して、今回のケースを就業規則の項目に照らし合わせて確認しましょう。
その他に、休職する従業員ごとに取り決めるべき項目が2点あります。
- 休職期間の連絡方法
- 復職へのフォローアップ
休職期間の連絡方法
休職期間の連絡方法をあらかじめ決めることはとても重要です。
下記を明確にしておけば、会社側・従業員ともに混乱せずにすみます。
- 連絡ツール（メールか電話かなど）
- 連絡の頻度
- 給付金申請書を作成するやりとりについて
- 休職中の従業員と連絡をとる担当者を誰にするか
コツは連絡窓口を一本化し、シンプルに取り決めることです。
休職者の希望を聞きながら、療養に専念できる環境づくりに取り組みましょう。
復職へのフォローアップ
復職に向けたフォローアップを具体的にすることで、休職者の不安をやわらげることができます。
従業員ごとに必要なステップを検討し、提案しましょう。
- 定期的な面談の予定
- リハビリ出勤の有無
- おおまかな復職プランの作成（復帰日・就業上の配慮など）
ステップ③：業務の引継ぎを行う
休職する従業員の様子を見て、可能であれば業務の引継ぎを行います。
必要な連絡先や作業の手順が明示された引継ぎ書があれば、穴埋めもスムーズです。
突然の休職を想定して情報共有を行っておくなど、普段の業務管理を見直すことも効果的。
- 特定の人にしか対応できない仕事を作らない
- 日報で仕事の内容や進捗を報告する
- 普段から業務マニュアルをまとめておく
休職者に無理をさせないための努力を、普段の業務に取り入れていきましょう。
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